So verhandelst du erfolgreich über Lieferverspätungen in einer volatilen Lieferkette

Die Erfolgskennzahlen eines Fashion-Einkäufers verteilen sich auf zwei Ebenen: Wie gut sich das Produkt auf dem Markt verkauft und ob es gelingt, die eigenen Margen zu erfüllen und die angestrebten Preispunkte zu erreichen. Unter den aktuellen Umständen, ganz egal ob wir auf den Shutdown in Shanghai oder die Erdgasknappheit schauen, rückt dieses Gelingen in weite Ferne. Dieser konstante Druck, gepaart mit der gegenwärtigen Ungewissheit im Weltgeschehen, machen stabile, ehrliche und transparente Verhandlungsbeziehungen zwischen Einkäufern und Lieferanten deshalb wichtiger denn je.

Aus den Gesprächen mit unseren Kunden haben wir hierfür einige Erfolgsfaktoren herausgestellt, um selbst in solch herausfordernden Zeiten die volle Kontrolle über die eigene Lieferkette behalten zu können.

#1 Erwarte das Unerwartete durch eine sorgfältige Lieferantenauswahl

Wenn du erfolgreich mit deinen Lieferanten verhandeln möchtest, musst du zuallererst genau wissen, welche Kosten auf deinen Gegenüber zukommen werden, um deine Anforderungen zu erfüllen. Nur dann weißt du mit Sicherheit, wie viel Verhandlungsspielraum du tatsächlich hast – und ab welchem Punkt du dich besser woanders umsehen solltest. Auch wenn der Grundsatz “Verkauf minus Einkauf gleich Marge” im Mittelpunkt jeder Verhandlung steht, reicht es bei der Auswahl eines idealen Lieferanten bei weitem nicht mehr aus, sich nur auf die Preisspanne zu konzentrieren. 

Es gibt Dutzende versteckter Kosten, über die du dir früh im Klaren sein musst. Denn Die Dinge können auch schnell aus dem Ruder laufen, weshalb du immer auf den Extremfall vorbereitet sein solltest. Wähle nach Möglichkeit also nur Lieferanten aus, die nachweislich pünktlich liefern, eine ausgezeichnete Qualitätskontrolle durchführen und eine transparente Kommunikation mit dir pflegen. Genau jene, die dich schon frühzeitig über die kleinsten Details informieren, die die Produktion stören könnten.

#2 Verhandle mit Lieferanten, die zu eurer Philosophie und Ambition passen

Jeder weiß, dass die Auswahl der Lieferanten eine preisbewusste Entscheidung ist. Doch vor allem musst du Lieferpartner finden, denen du die Umsetzung und Einhaltung eurer Unternehmenswerte auch voll und ganz zutraust. Es ist wichtig, dass soziale, ethische und qualitative Erwartungsstandards übereinstimmen und sich deine Lieferanten dem Aufbau transparenter und vertrauensvoller Beziehungen zu ihren eigenen Mitarbeitern, ihren “Tier-Two”-Lieferanten, und zu dir als Kunde verschrieben haben.

Informiere dich vor und während der Verhandlungen also über die Ziele deines möglichen Lieferanten, um die gegenseitigen Vorteile einer Vereinbarung weiter zu stärken. Wenn es keinen Verhandlungsspielraum beim Kaufpreis gibt, lassen sich vielleicht trotzdem ähnliche Vorstellungen bei Garantien für Lieferverspätungen oder Preisnachlässe bei Großbestellungen finden, die langfristig einen noch größeren Nutzen für beide Seiten darstellen könnten. 

Außerdem brauchst du Lieferpartner, die in der Lage sind, deine Designvorstellungen richtig zu verstehen und umzusetzen. Fokussiere dich also auf Lieferanten, die sich auf ähnliche digitale Kompetenzen bei der Mustererstellung verlassen wie du. Plant dein Gegenüber beispielsweise ähnliche Investitionen und ist offen für gemeinsame Integrationen? Das kann für die fortlaufende Verbesserung gemeinsamer Arbeitsabläufe schnell entscheidend werden. Sei es durch ein gegenseitiges Verständnis darüber, wie der Einsatz eines PLM-Systems eure Partnerschaft verbessern kann; oder gemeinsame Vorstellungen über die Integrierung von 3D-CAD-Lösungen, um physische Musterrunden während des Prozesses zu reduzieren und Lead-Times zu verbessern.

#3 Sei selbstsicher, aber auf einer kooperativen Basis

Vertrauensvolle Kommunikation ist die Grundlage jeder Lieferantenbeziehung. Deshalb solltest du Lieferanten auch stets als Partner auf Augenhöhe behandeln. Verzögerungen sind zwar stressig und wirken sich schnell auf deine Performance und Lead-Times aus, aber kein Lieferant versäumt aus Vorsatz seine Aufträge. Wenn ein Lieferant die gemeinsame Deadline also nicht einhalten kann, finde heraus, warum: Hat er andere Aufträge priorisiert? Waren die Entwürfe komplizierter zu realisieren als erwartet? Gab es Material- oder Personalengpässe? Oder gab es unvorhergesehene Verzögerungen beim Transport? – Um all diese möglichen Probleme zu lösen, braucht es ein offenes Ohr und eine lösungsorientierte Herangehensweise. Denn die Art der Reaktion auf solche Situationen entscheidet oft über die Konditionen und den Rahmen eurer zukünftigen Zusammenarbeit.

Deshalb musst du bereits im Verhandlungsprozess ein aktiver Zuhörer sein. Das fängt schon bei der Frage, warum dein Gegenüber deine Preisvorstellungen nicht mitgehen kann, an: Braucht er bestimmte Mindestbestellmengen? Sind bestimmte Maschinen oder Handarbeiten gefordert? Und kannst du hier irgendwo unterstützen und gemeinsam einen Kompromiss finden? – Um dein eigenes Leben zu verbessern, geht es häufig darum, erst einmal das Leben deines Gegenübers zu vereinfachen. Wenn du Wege findest, wie dein Lieferant Zeit und Geld mit seinen Zulieferern sparen kann, wird dies letztendlich auch Zeit und Geld bei deinen eigenen Aufträgen sparen und eure Beziehung stärken. Verstehe also ihr Geschäftsmodell, um optimale vertragliche Vereinbarungen mit deinen Lieferanten zu treffen, die die beidseitigen Kosten senken und die Bedingungen für alle Beteiligten verbessern.

Wie ein PLM-System Lieferverzüge verhindert und stabile Lieferantenbeziehungen schafft

PLM verbessert deine operative Struktur und analytischen Auswertungen

Mit einem PLM System kannst du intuitiv die Kosten, Margen und Mindestbestellmengen für alle aktuellen und zukünftigen Kollektionen abschätzen. Durch Datenautomatisierung und einfaches Drag-and-Drop hast du volle Kontrolle und Zugriff auf alle Produktinformationen, wie z.B. Stücklisten oder ganze Tech-Packs. Auf diese Weise gehst du perfekt vorbereitet in die Verhandlungen und kannst eine effiziente Lieferantenübergabe einleiten.

PLM ermöglicht dir eine zentralisierte Lieferantenkommunikation

Mit einem PLM-System kannst du deine Lieferantenkommunikation an einem Ort zentralisieren – deiner sogenannten Single-Source-of-Truth. Da moderne PLM-Lösungen über eine cloudbasierte Struktur verfügen, kannst du sofort alle aktuellen produktbezogenen Änderungen, sowie den gesamten Kommunikationsverlauf, einsehen. Dies stärkt die Lieferanten-Bindung, da die Zusammenarbeit so nicht nur aus einem unterschriebenen Stück Papier und einem überfluteten E-Mail-Austausch besteht, sondern intuitiv über eine Plattform abgewickelt werden kann.

PLM schafft transparente Arbeitsabläufe und Effizienz zur Vermeidung von Verzögerungen

Durch PLM schaffst du dir einen vollständigen und transparenten Überblick über den Status Quo aller produktbezogenen Prozessschritte. Dadurch weißt du frühzeitig, wenn etwas schief läuft und kannst kollaborativ an Ort und Stelle Gegenmaßnahmen einleiten, um Verzögerungen zu vermeiden (oder dich zumindest frühzeitig auf deren Auswirkungen vorzubereiten). Damit wird PLM Software zum idealen Instrument, um Lieferantenverhandlungen zu meistern und eine starke und dauerhafte Zusammenarbeit aufzubauen.

Es ist an der Zeit, von volatilen zu wirklich nachhaltigen Lieferketten überzugehen

Wenn du diese Schritte befolgst und dir von den richtigen Softwarelösungen helfen lässt, kannst du die Grundlage für langfristige, stabile Lieferbeziehungen legen. Doch um wirklich nachhaltig zu werden, sollte deine gesamte Lieferkette diesem Beispiel folgen. Von der Produktkonzeption bis zur Markteinführung musst du zu jeder Zeit in der Lage sein, deine Markenversprechen zu erfüllen. Aus diesem Grund müssen klar definierte Produktdetails und Tech-Packs, voll aufeinander abgestimmte interne und externe Teams und hinreichend gepflegte Datenströme in der gesamten Organisation oberste Priorität für die Steuerung einer erfolgreichen Modemarke haben.

Wenn du tiefer in die Materie der Lieferantenbeziehungen und den Einsatz von Technologie für transparente und nachhaltige Lieferketten eintauchen möchtest, dann schaue dir außerdem unbedingt unser On-Demand-Webinar (auf Englisch) an:

Protecting your Supply Chain – for the Future.

Das Webinar enthält ein exklusives Interview mit der Nachhaltigkeitsexpertin Anne Blirup von Sustainawear. Hier kannst du es kostenlos anschauen.